Préparer une réunion pour mieux l’animer et y participer

• Réunions de travail et d’information
• Ordre du jour, timing, choix des participants...
• Accroître l’efficacité et gérer les conflits

À quoi servent les réunions ? Techniques de travail et de communication, elles sont parfois mal vécues par leurs participants : pas assez dynamiques, improductives, soporifiques... Pourtant, bien organisées, réfléchies et utilisées à bon escient par des individus formés à la discipline qu’elles exigent, elles deviennent de véritables outils d’information, d’aide à la décision et de régulation des problèmes.

Destiné tant aux participants qu’aux (futurs) animateurs de réunion, l’ambition de cet ouvrage est de :

• proposer des « clés » pour programmer judicieusement une réunion et bien la préparer matériellement ;
• donner de nombreux conseils et pistes concernant les attitudes à observer, le choix des techniques à utiliser, les compétences à cultiver pour optimiser cette rencontre ;
• compléter les concepts théoriques par des schémas et exercices pratiques permettant au lecteur de s’entraîner et vérifier ses aptitudes à mener une réunion ou à y participer.

Grâce à ce guide, vous réussirez désormais à rendre votre présence en réunion - en tant qu’animateur ou participant - efficace et constructive.

 Introduction

 Chapitre 1. La réunion : outil de management et de communication

1. La réunion, outil du manager, pas du « leader » !

- Le leader

- Le manager

2. La réunion, outil indispensable de communication

 Chapitre 2. Typologie des réunions, conditions de réussite

1. La typologie

- Les réunions de travail en équipe

- Les réunions d’information

2. Les conditions générales de réussite

- Pour les réunions de travail en équipe

- Pour les réunions d’information descendante

- Pour les réunions d’information ascendante (tables rondes - interviews de groupe)

3. Mesurer l’efficacité d’une réunion

- Pour les réunions de travail en équipe

- Pour les réunions d’information descendante

- Pour les réunions d’information ascendante

4. Accroître l’efficacité d’une réunion

- Pour les réunions de travail en équipe

- Pour les réunions d’information descendante

- Pour les réunions d’information ascendante

5. Les principaux freins à la réussite

- Pour les réunions de travail en équipe, la tentation du vote

- Pour les réunions d’information descendante

- Pour les réunions d’information ascendante

 Chapitre 3. La programmation de la réunion

1. Les différents types de décisions auxquels vous êtes confronté

- Premier type de décisions : les décisions de qualité

- Second type de décisions : les décisions d’adhésion

2. Les trois principales situations nécessitant une réunion

- Première situation : la recherche d’une solution

- Deuxième situation : la recherche d’un consensus

- Troisième situation : la transmission d’information

- Autres situations

3. Définir l’ordre du jour

4. Évaluer le minutage

5. Choisir les participants

- Le choix des participants aux réunions de travail en équipe

- Le choix des participants aux réunions d’information descendante

6. Choisir la période, le jour, l’heure et le lieu de la réunion

7. Le coût d’une réunion

 Chapitre 4. La préparation matérielle de la réunion

1. Invitations ou convocations ? Ordre du jour

- Rédaction de l’invitation

- La forme de l’invitation

2. Préparation de la salle et du matériel

- Pour une réunion de travail

- Pour les réunions d’information

 Chapitre 5. Le comportement et le rôle des participants

1. Les différents types de participant et leur rôle respectif

- Les principaux types standard de participant

- Le rôle des participants à une réunion de travail concernant la résolution créative de problèmes

- Les qualités et comportements des participants à une réunion de recherche de consensus

2. Les conflits entre participants et les groupes « difficiles »

- La partie visible des conflits

- Que faire avec les groupes difficiles ?

 Chapitre 6. Le choix, les qualités et le rôle de l’animateur

1. Le choix de l’animateur

2. Les qualités humaines prérequises pour animer

- L’équilibre psychologique

- L’agilité mentale

- L’écoute

- Le sens de l’humour et de la dérision

3. Le rôle de l’animateur

- Les fonctions de l’animateur au cours de la réunion de travail

- Les méthodologies d’animation (directivité ou non-directivité)

- Comment gérer les principaux types de participants

- Les outils de l’animation en début de réunion

- Petites astuces pour faciliter une animation en cas de difficultés du groupe

- Les outils spécifiques à l’animation des réunions de résolution créative de problèmes

- Les synthèses en cours de réunion de travail

- Les exposés en réunions d’information descendante

- Comment débuter de manière positive une réunion d’information

- Les questions des participants

- La remise des documents en fin de réunion

 Chapitre 7. Conclusion, suivi et évaluation de la réunion

1. La conclusion d’une réunion

- Suite à donner à une réunion

2. L’évaluation d’une réunion

- Questions pour évaluer une réunion de travail

- Questions pour évaluer la fonction de clarification de l’animateur

 Questions pour évaluer une réunion d’information

 Conclusion

 L’essentiel en 4 points

- La réunion de travail (résolution de problème ou recherche de consensus)

- La réunion d’information descendante

- La réunion d’information (ascendante ou table ronde)

 Infos++

- Solutions des jeux et questionnaires

- Se former ou faire appel à un animateur professionnel pour animer une réunion de travail !

- Faire appel à un animateur professionnel

- Bibliographie

- Quelques organismes où se former

 Lexique

 Index

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