Depuis le 1ᵉʳ septembre 2026, toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques, rappelle Entreprendre Service Public dans son actualité « Facturation électronique : c’est pour bientôt ! » de janvier 2026. Les PME et les micro-entreprises seront tenues d’émettre leurs factures au format électronique à partir du 1ᵉʳ septembre 2027. Recevoir ces factures au bon format ne fait pourtant gagner aucun temps si elles sont ensuite imprimées, validées à la main puis ressaisies en comptabilité. Combien de vos processus reposent encore sur ce type de circuit ?
Qu’est-ce que la digitalisation d’un processus métier ?
Le terme désigne la refonte complète d’un circuit de travail autour d’une information enregistrée une seule fois et transmise sans ressaisie à chaque personne et à chaque logiciel qui en a besoin. Il ne se confond pas avec deux notions voisines, qui n’en constituent que des étapes.
| Notion | Ce qui change | Exemple | Limite |
| Dématérialisation | Le support : le document papier devient un fichier numérique. | Une facture fournisseur scannée et classée en PDF. | Le circuit de validation est identique, par courriel au lieu du parapheur. |
| Automatisation | Une tâche précise est confiée à un logiciel. | Le rapprochement automatique entre un bon de commande et une facture. | L’étape automatisée s’insère dans un circuit qui n’a pas été repensé. |
| Digitalisation | Le circuit entier, de la saisie de l’information à son exploitation. | Une demande d’achat saisie sur mobile, validée par le responsable puis transmise à la comptabilité sans ressaisie. | Un projet plus long, qui oblige à revoir l’organisation avant de choisir l’outil. |
Quels processus digitaliser en premier ?
Le premier critère est le nombre d’heures cumulées que consomme le processus et non l’agacement qu’il suscite dans les équipes. Multipliez le temps de traitement d’un dossier par le nombre de dossiers traités chaque année : 12 minutes passées sur 3 000 bons d’intervention représentent 600 heures par an.
Deux autres critères affinent ce classement : le nombre de fois où la même information est recopiée d’un support à l’autre et le coût d’une erreur (litige client, pénalité contractuelle, incident de sécurité non signalé).
Dans la sécurité privée, la propreté ou la maintenance, les processus terrain réunissent ces trois critères. Cependant, le papier y résiste plus longtemps qu’au siège, car l’agent n’a pas d’ordinateur à portée de main : il note sa ronde sur une feuille, que son chef d’équipe recopie le soir dans un tableur.
Pour ces métiers, des éditeurs spécialisés à l’image d’Anikit conçoivent leurs logiciels à partir des contraintes du terrain. Éditeur français, Anikit équipe les agents d’outils mobiles qui remplacent le registre papier et les fiches de contrôle : chaque passage, formulaire rempli ou incident remonte en temps réel vers une plateforme en ligne. Le responsable d’exploitation visualise ses équipes sur une carte, compare l’activité de ses sites dans des tableaux de bord et reçoit les alertes émises par les dispositifs de protection des agents sur le terrain. La solution s’adresse aussi à l’industrie, à la grande distribution ou encore aux établissements de santé.
Comment digitaliser un processus sans reproduire ses défauts
Un circuit lent sur papier reste aussi lent dans un logiciel si ses étapes inutiles y sont recopiées. Avant tout paramétrage, dessinez le circuit actuel avec les personnes qui l’exécutent et supprimez-en les validations sans contrôle réel et les doubles saisies. Unifiez également la procédure entre vos sites, car chaque variante conservée devra être paramétrée et maintenue.
Testez ensuite l’outil sur un seul site pendant 4 à 6 semaines. Les agents y repèrent les champs inutiles et les étapes impossibles à réaliser sur un téléphone, avant que ces défauts ne gagnent toute l’entreprise.
Une TPE peut se contenter d’une application en ligne prête à l’emploi, alors qu’une ETI vérifie d’abord que l’outil échange ses données avec son ERP et son logiciel de paie. Pour choisir des outils numériques adaptés à la taille de votre entreprise, comparez leur capacité à se connecter aux logiciels que vous utilisez déjà, avant de comparer leurs tarifs.
Selon les résultats du baromètre France Num 2026, enquête de la DGE (Direction générale des entreprises) publiée par Entreprendre Service Public le 2 octobre 2026, 78 % des TPE et PME prévoient un projet numérique en 2026 ou 2027. La facturation électronique arrive en tête (39 %), devant l’achat d’un logiciel (26 %). Mieux vaut profiter du passage obligatoire à la facturation électronique pour engager la digitalisation des processus métier liés aux achats, de la commande au paiement.
Quels indicateurs pour mesurer le gain de productivité ?
Relevez les quatre indicateurs ci-dessous pendant un mois avant le lancement du pilote et pendant un mois comparable après le déploiement. Sans ce relevé initial, aucun gain ne peut être chiffré devant la direction.
| Indicateur | Ce qu’il révèle | Comment le relever |
| Temps de traitement d’un dossier | Le temps de travail réellement consacré à chaque demande | Chronométrage d’un échantillon de 20 dossiers |
| Nombre de ressaisies par dossier | Les copies d’une même information d’un support ou d’un logiciel à l’autre | Décompte des étapes où la donnée est tapée de nouveau |
| Taux de dossiers incomplets ou erronés | La qualité de l’information transmise | Part des dossiers renvoyés pour correction |
| Délai de bout en bout | L’attente entre deux étapes, invisible dans le temps de traitement | Écart entre la date de création et la date de clôture du dossier |
Le gain annuel se calcule en multipliant les minutes gagnées sur un dossier par le nombre de dossiers traités dans l’année et par le coût horaire du salarié, cotisations patronales comprises. Prenons une entreprise fictive qui ramène le traitement d’un bon d’intervention de 12 à 4 minutes. Sur 3 000 bons par an, elle libère 400 heures, soit 14 000 € si une heure de travail lui coûte 35 €. Ce montant est à comparer au coût annuel de l’abonnement et du temps de formation.
FAQ
Oui, dans les entreprises d’au moins 50 salariés, dès que l’outil modifie les conditions de travail. L’article L. 2312-8 du Code du travail prévoit cette consultation pour l’introduction de nouvelles technologies. L’article L. 2312-38 l’impose en outre avant la mise en place de tout dispositif qui permet de contrôler l’activité des salariés.
La géolocalisation est admise pour assurer leur sécurité ou mieux répartir les interventions, jamais pour les surveiller en continu. Dans sa fiche « La géolocalisation des véhicules des salariés » du 30 mai 2023, la CNIL exige que le salarié puisse couper la localisation hors de son temps de travail. Elle limite en principe la conservation des positions à deux mois, et à un an quand elles servent à prouver une intervention faute d’autre moyen.
La destruction est possible lorsque la copie numérique est fiable, puisqu’elle a alors la même valeur de preuve que l’original (article 1379 du Code civil). Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 présume cette fiabilité lorsque la copie reproduit fidèlement l’original, qu’un horodatage et un cachet électronique1 garantissent son intégrité et que chaque opération sur le fichier est tracée.
Un logiciel standard en abonnement couvre les processus communs à votre secteur, avec un coût mensuel connu à l’avance et des mises à jour assurées par l’éditeur. Le développement sur mesure se justifie seulement pour un processus propre à votre entreprise, qui lui donne un avantage face à la concurrence. Il revient plus cher, puisque l’entreprise paie seule son développement initial ainsi que chaque correction et chaque évolution, alors que l’éditeur d’un logiciel standard répartit ces frais entre tous ses clients.
Note de bas de page :
- Cachet électronique : équivalent de la signature électronique pour une personne morale. Défini par le règlement européen eIDAS, il garantit qu’un document provient bien de l’entreprise ou de l’administration qui l’a émis et qu’il n’a pas été modifié depuis. ↩︎
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